As operações de comércio exterior, especialmente aquelas realizadas com regularidade e envolvendo altos valores, exigem um cuidado especial na formalização de contratos e na emissão de documentos, tanto com a finalidade de minimizar problemas entre as partes, quanto para lastrear uma documentação completa para ser apresentada para a Receita Federal do Brasil (Alfândega), na hipótese de uma seleção para o CANAL CINZA durante o curso do despacho aduaneiro ou em caso de REVISÃO ADUANEIRA.
A formalização de contratos é essencial para estabelecer claramente os direitos e deveres de cada parte envolvida na transação. Em operações de comércio exterior, onde as variáveis são muitas e os valores são elevados, um contrato bem elaborado pode evitar mal-entendidos e litígios futuros. Os contratos devem incluir detalhes como, descrição exata dos produtos ou serviços, condições de pagamento, prazos de entrega, responsabilidades de cada parte, cláusulas de resolução de disputas, listas de preços, entre outras.
A própria negociação prévia dos contratos deve ser realizada com o registro das comunicações, embora muitas negociações sejam feitas por telefone, por reuniões virtuais e aplicativos de mensagens, é crucial que todas as comunicações importantes sejam registradas por escrito, preferencialmente por e-mail, registrando tudo que for tratado, como se fosse uma ata de reunião. Isso cria um histórico documentado que pode ser consultado em caso de dúvidas ou disputas. Essa recomendação serve inclusive para compras SPOT onde não será formalizado um contrato, serão apenas emitidos os documentos da transação, como PROFORMA, COMMERCIAL INVOICE e PACKING LIST.
E, por falar nesses documentos, que são fundamentais nas operações de comércio exterior, eles devem ser emitidos regularmente e atender a todas as formalidades exigidas em ambos os países envolvidos. Além disso, é importante que esses documentos sejam assinados apenas por pessoas que realmente representem o emissor, garantindo a autenticidade e a validade deles.
A negligência na formalização de contratos e na emissão de documentos pode resultar em sérios problemas para importadores e exportadores. A adoção de práticas rigorosas e formais não só protege as partes envolvidas, mas também contribui para a transparência e a eficiência das operações de comércio exterior.
